Als Handwerker in der freien Marktwirtschaft sind Sie nicht nur Dienstleister in Ihrem Gewerbe, sondern über Ihre eigentliche Arbeit hinaus auch noch Geschäftsmann, Buchhalter, Kundenbetreuer und unter Umständen sogar Personalleiter. All diese Aufgaben gehen mit einer Fülle von Papierarbeit einher. Egal ob Sie lediglich als Einzelunternehmer tätig sind und nur für sich selbst und Ihre eigenen Belange Sorge tragen müssen, oder ob Sie einen eigenen Betrieb besitzen und leiten, mit Geschäftspartnern, festen Angestellten und sonstigem Personal das betreut und zuverlässig geleitet werden will: Der Papierkram ist und bleibt fester Bestandteil Ihres Geschäftstreibens, und ein wesentlicher Punkt für das reibungslose Funktionieren eines Betriebs, seiner Angehörigen und die gesetzlichen Vorschriften und Auflagen.

Kurzum: Nichts geht ohne Papierarbeit!

Wobei der Begriff der “Papierarbeit” gar nicht mehr so eng gesehen werden muss, denn wo früher alles noch per Hand, oder umständlich via Schreibmaschine – später mit dem PC – geschrieben und getippt wurde kann heute eine Vielzahl dieser Aufgaben von intelligenten und nützlichen Programmen übernommen, oder mindestens deutlich vereinfacht werden.

Eine Software für Handwerker vereint alle nötigen Arbeitsschritte, Formalitäten und wiederkehrende Prozesse und Aufgaben zu einem kompakten und einfach zu bedienenden Programm. Derartige Softwaresysteme wissen darüber hinaus welche Posten ggfl. zueinander gehören, sind i.d.R. an das derzeit geltende deutsche Recht angepasst, äußerst zuverlässig, und automatisieren viele zusammengehörige Schritte oftmals durch einmalige Eingabe der Parameter vollkommen eigenständig.

Wie genau das aussehen soll?

Nun – Softwaresysteme für Heimwerker verbinden z.B. Ihre generelle Buchhaltung mit der Lohnbuchhaltung, und umgekehrt. Einzelne Änderungen in Einem von beiden wirkt sich dadurch automatisch, zuverlässig, sicher und korrekt auf alle damit zusammenhängenden Faktoren aus. So würde die Anhebung des Gehalts eines Mitarbeiters direkt in die Buchhaltung mit einfließen, Ab- und Ausgaben des Betriebs würden neu berechnet werden und deren Auswirkungen auf Ihre Firmenbilanzen wären in Echtzeit anzeigbar.

Eine Software für Handwerker kann aber noch mehr.

Als Warenwirtschaftsprogramm und zur Lagerverwaltung koordiniert die Software sämtliche Ihrer Ausgaben und Einkäufe vollautomatisch, und zeigt Ihnen auf den Cent genau an wie viel Sie für Material ausgegeben haben, wie viel Material Sie für einen bestimmten Auftrag benötigen werden und mit welchen Kosten dies verbunden wäre, und natürlich – nicht zu vergessen – was Sie an Materialien in Ihrer Werkstatt noch auf Lager haben. Auch Bestellprozesse können hierdurch vereinfacht werden, bis hin zu einer vollständigen Automatisierung auf Knopfdruck.

Ein Softwaresystem für Handwerker vereinfacht darüber hinaus alltägliche Prozeduren, wie die Rechnungsstellung, Mahnschreiben und die Angebotserstellung. Mittels vorgegebener, teilweise sogar frei anpassbarer, Formulare und Vordrucke können Sie diese Arbeiten bequem am PC ausführen, ausdrucken und weiter verarbeiten. Gute Softwaresysteme verknüpfen bereits hier die Arbeitsschritte miteinander, sodass nach einer erfolgreichen Angebotsstellung per Knopfdruck das Angebot automatisch auch gleich in eine Rechnung unformatiert wird, welche ausgedruckt ohne Umwege an den Kunden gelangen kann. Auch ein Mahnschreiben müsste nun nicht mehr extra verfasst, und notfalls im Detail nachgeschlagen werden. Und bei Geldeingang wird dies ebenfalls automatisch in der Buchhaltung berücksichtigt.

Darüber hinaus bieten viele Softwaresysteme für Handwerker, neben der Warenwirtschaft, der Lagerverwaltung, der Buchhaltung und Lohnbuchhaltung zusätzlich ein sehr sinnvolles Kundenmanagement an. In dieser elektronischen Kundenkartei können Sie nicht nur alle relevanten Daten zu einem Kunden abspeichern und miteinander verknüpfen, Sie können auch z.B. Folgeaufträge mit wenigen Mausklicks einem bestimmten Kunden zuordnen.

Weitere Vorteile einer Handwerkersoftware können z.B. sein:
Berücksichtigung und korrekte Ausschreibung der Umsatzsteuer; rechtlich einwandfreie Vordrucke wie Rechnungen, Mahnung und Angebote; leichtes Importieren sämtlicher bisheriger Unterlagen aus vielen unterschiedlichen elektronischen Formaten; automatische Sicherung Ihrer Unterlagen in Form von regelmäßigen Backups; Vereinfachung Ihrer Geschäftsprozesse, und dadurch Geldersparnis; fehlerfreie und anerkannte Steuererklärung per Knopfdruck auch ohne Steuerberater; einfache und doppelte Buchführung; Personalmanagement; Mitarbeiterverträge verwalten und ausstellen; effizientes Zeitmanagement; Fahrtkostenkontrolle; ein elektronischer Aktenschrank für all Ihre Unterlagen u.v.m

Kosten sparen durch interne Lagerverwaltung mit Software-Systemen

Das Lagern von Vorprodukten oder von Handelswaren ist für viele Unternehmen unvermeidbar. Nur so kann das Stocken der Produktion verhindert und kurze Lieferzeiten für Kunden gewährleistet werden. Um die Kosten für die eigene Lagerverwaltung möglichst gering zu halten, ist eine exakte Lagerverwaltung unumgänglich. Bereits der Wareneingang von Rohstoffen muss genauestens kontrolliert werden. Hier muss die Qualität der Produkte überprüft werden, ebenso wie die gelieferte und bestellte Menge verglichen und erfasst werden. Dadurch kann garantiert werden, dass der Lagerbestand immer aktuell ist. Aus diesem Grund muss natürlich nicht nur der Wareneingang sondern auch der Warenausgang und die Kommissionierung von Artikeln dokumentiert werden. Durch den Einsatz von Software-Systemen lässt sich dies einfach und Effektiv erreichen. Ein weiterer Vorteil der Softwareunterstützung ist, dass jeder Mitarbeiter des Unternehmens zu jeder Zeit Zugang zum aktuellen Bestand und den für Aufträge reservierten Mengen hat. So kann dem Kunden sofort nach Auftragserteilung eine verbindliche Aussage über die Lieferzeit mitgeteilt werden, da der Zugriff auf Informationen durch den Einsatz von Software für die Lagerverwaltung bedeutend beschleunigt wird.

Funktionsweise einer Lagerverwaltung

Eine solche Softwareunterstützung der Lagerverwaltung ist unkompliziert und einfach zu handhaben. Gehen Rohstofflieferungen ein, werden diese überprüft und der Wareneingang in der Lagersoftware erfasst. Wird nun für die Produktion Ware aus dem Lager entnommen, wird diese wieder mengenmäßig erfasst. Außerdem ist es sinnvoll, den Warenausgang mit einer Auftragsnummer oder dem Grund der Entnahme zu kennzeichnen, um alle Produkte im Unternehmen verfolgen zu können. Nach der weiteren Verarbeitung der Rohstoffe entsteht das Endprodukt, welches entweder wieder eingelagert oder sofort an den Kunden ausgeliefert wird. Beide Vorgänge werden selbstverständlich erfasst. Sind bei der Verarbeitung Waren zu Bruch gegangen wird dies ebenfalls als Warenabgang eingepflegt.

Eine solche ständige Bestandserfassung hat entscheidende Vorteile bei der Lagerverwaltung

1. Der Lagerbestand ist immer aktuell
2. es kann eine permanente Inventur erfolgen
3. die Ausschussquote kann überprüft und somit verbessert werden.
4. Selbst Diebstähle werden nahezu unmöglich bzw. können genauer überprüft werden.

Auf der folgenden Seite: Lagerverwaltung für Handwerker finden Sie diesbezüglich weitere Informationen.